Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

 

 

Preambula

 

Ochrana Vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá. Rešpektujeme Vašu súkromnú a osobnostnú sféru. Preto Vás nižšie informujeme o spracovaní a ochrane Vašich osobných údajov. Naša spoločnosť zodpovedná za dodržiavanie všeobecne záväzných predpisov o ochrane osobných údajov, najmä Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov Ú. v. EÚ L 119, 4. 5. 2016) a zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Naše pravidlá ochrany údajov sú v súlade s platným právom na ochranu osobných údajov.

 

 

   1.

Definícia pojmov

 

• Osobné údaje

Osobné údaje sú všetky údaje o Vašej osobe. Patrí medzi nich najmä Vaše meno a priezvisko, adresa, e-mailová adresa, telefonický kontakt alebo Vaše správanie používateľa pri používaní našich elektronických médií.

 

• Rozsah služieb

Naša spoločnosť sa zaoberá servisom kancelárskej techniky a predajom papierenského, kancelárskeho a školského sortimentu. V súvislosti s touto činnosťou sú spojené ďalšie služby, pri ktorých sa môžu používať Vaše osobné údaje. Okrem spracovaní Vašich objednávok, používame Vaše osobné údaje aj pri rôznych marketingových aktivitách (podpora predaja, akcie, rôzne zákaznícke súťaže, ankety a pod.), službách v oblasti doručovania tovaru, reklamácii a pod. Vaše osobné údaje budú spracúvané aj našimi zmluvnými partnermi, ktorí zabezpečujú nielen chod on-line obchodu, ale aj prípadné doručenie tovaru, alebo iné služby. Vaše osobné údaje budú spracúvané po dobu nevyhnutnú na vybavenie objednávky a ďalej na plnenie súvisiacich nárokov.

 

• Personalizované/profilované vyhodnocovanie údajov

Na základe personalizovaného/profilovaného vyhodnocovania údajov dokážeme automatizovane zistiť Vaše záujmy. Vyhodnotením osobných aspektov, ako Vaše nákupné správanie, Vám vieme ponúkať naše služby cielenejšie a špecifickejšie.

 

 

2.

Spracovanie osobných údajov

 

Nevyhnutnou podmienkou spolupráce je vyplnenie registračného formulára na našej web stránke a splnenie podmienok spolupráce. Súčasťou registračného formulára sú osobné údaje ako napr.:

- Meno a priezvisko kontaktnej osoby

- E-mailová adresa

- Telefonický kontakt a pod.

Tieto osobné údaje je nevyhnutne potrebné spracúvať za účelom realizácie nášho zmluvného vzťahu po registrácii a za účelom zriadenia Vášho zákazníckeho konta. Vo svojom zákazníckom konte máte po prihlásení online možnosť úpravy niektorých údajov v časti „Osobné informácie“. Okrem toho Vám ponúkame aj možnosť nás kontaktovať ako je to uvedené v bode 12.

Účelom spracovania údajov je plnenie zmluvného vzťahu, a to v zmysle Nariadenia EP a Rady EU 2016/679 čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Zákazník nie je povinný ich poskytnúť, sú však nevyhnutné na plnenie tohto zmluvného vzťahu a bez ich poskytnutia nemožno nadviazať spoluprácu. Uvedené sa nevzťahuje na spracovanie údajov o Vašom pohlaví a titule inak ako na účely oslovenia v komunikácii.

 

 

3.

Spracovanie osobných údajov v rámci marketingových aktivít

 

 

3.1 Nepersonalizovaná/všeobecná reklama

V prípade udelenia Vášho súhlasu s prijímaním informácií a reklamy, Vás budeme informovať          o aktuálnych produktoch, službách, spotrebiteľských súťažiach, zákazníckych anketách a akciách. Pri doručovaní poštou, doručujeme na adresu sídla, alebo prevádzky Vašej organizácie.                    Pri doručovaní e-mailom, použijeme pri registrácii a/alebo Vami zadanú overenú e-mailovú adresu. Účelom spracovania údajov je príjem nepersonalizovanej/všeobecnej reklamy a informácií, a to       v zmysle Nariadenia EP a Rady EU 2016/679 čl. 6 ods. 1 písm. a) a čl. 7 všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Zákazník nie je povinný údaje na tento účel poskytnúť. Sú však potrebné na prijímanie uvedených informácií a reklamy a bez ich poskytnutia zákazník informácie ani reklamu nedostane.

 

3.2 Personalizovaná/profilovaná reklama

Aby sme Vám mohli poslať aj informácie a reklamu o aktuálnych produktoch, službách, spotrebiteľských súťažiach, zákazníckych anketách a akciách, ktoré zodpovedajú Vašim osobným záujmom, budeme, s Vašim súhlasom, analyzovať Vaše nákupné správanie, Vašu účasť na našich reklamných akciách a Vaše nákupné správanie a používanie našich elektronických médií z Vašej strany. Aj na prijímanie personalizovaných/profilovaných informácií a reklamy, rovnako ako nepersonalizovaných/všeobecných, je potrebné, aby ste nám udelili súhlas so spracovaním nasledujúcich osobných údajov. Pri doručovaní poštou, doručujeme na adresu sídla, alebo prevádzky Vašej organizácie. Pri doručovaní e-mailom, použijeme pri registrácii zadanú, resp. Vami zadanú overenú e-mailovú adresu. Na to, aby sme vám mohli pripravovať a posielať informácie a reklamu zodpovedajúcu Vašim záujmom, budeme potrebovať Vaše nákupné správanie vyhodnocovať formou automatizovaného spracovania Vami zadaných osobných údajov pri registrácii, resp. neskôr. Vaše údaje ohľadne Vášho nákupného správania budú priradené k Vášmu zákazníckemu kontu. Na vyhodnocovanie potrebujeme nasledujúce údaje:

Základné údaje:

Údaje z Vášho zákazníckeho konta, e-mailová adresa, telefonický kontakt.

Nákupné správanie:

Produkt alebo kategória produktov, využívanie ponúk a akcií pri kúpe tovaru/produktov, klasifikácia do kategórií s kritériami (dĺžka trvania účasti/frekvencia) a stanovenie podobnosti s našimi inými zákazníkmi s kritériami (cena nákupu/frekvencia).

Podľa výsledkov uvedeného spracovania hlavných osobných údajov a údajov o nákupnom správaní a podľa zaradenia do určitej kategórie zákazníkov môže byť automatizovane rozhodnuté, aké informácie a reklamy budú individuálne Vám podľa toho posielané.

 

Účelom spracovania údajov je príjem personalizovanej/profilovanej reklamy a informácií, a to v zmysle Nariadenia EP a Rady EU 2016/679 čl. 6 ods. 1 písm. a) a čl. 7 a čl. 22 ods. 2 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Zákazník nie je povinný údaje na tento účel poskytnúť. Sú však potrebné na prijímanie uvedených informácií a reklamy a bez ich poskytnutia zákazník informácie ani reklamu nedostane.

 

 

 

4.

Spracovanie osobných údajov na profilované vyhodnotenie údajov

 

Ak ste nám na to dali svoj súhlas, budeme Vaše nákupné správanie vyhodnocovať formou automatizovaného spracovania Vašich ďalej uvedených základných osobných údajov a údajov o Vašom nákupnom správaní. Vaše údaje ohľadne Vášho nákupného správania budú priradené k Vášmu zákazníckemu kontu. Tieto informácie zbierame a spracovávame pre zlepšenie našich produktov, tovarov a služieb a za účelom ich zladenia so záujmami a ich optimalizácii pre našich zákazníkov. Na to vyhodnocujeme nasledujúce údaje:

Základné údaje:

Údaje z Vášho zákazníckeho konta, e-mailová adresa, telefonický kontakt.

Nákupné správanie: Produkt alebo kategória produktov, využívanie ponúk a akcií pri kúpe tovaru/produktov, klasifikácia do kategórií s kritériami (dĺžka trvania účasti/frekvencia) a stanovenie podobnosti s našimi inými zákazníkmi s kritériami (cena nákupu/frekvencia).

 

Účelom je profilované vyhodnocovanie údajov, a to v zmysle Nariadenia EP a Rady EU 2016/679 čl. 6 ods. 1 písm. a) a čl. 7 všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Zákazník nie je povinný údaje na tento účel poskytnúť, sú však potrebné na prijímanie uvedených informácií a reklamy a bez ich poskytnutia zákazník informácie ani reklamu nedostane.

 

 

5.

Spracovanie osobných údajov na prieskum trhu a verejnej mienky

 

Vaše osobné údaje budú spracovávané na účely prieskumu trhu a verejnej mienky. Vaše osobné údaje sa pri tom anonymizujú, používame ich na štatistické účely len pre potreby našej spoločnosti a nedajú sa nikdy vystopovať späť k Vašej osobe. Voči tomuto spracovaniu údajov môžete namietať kedykoľvek aj bez uvedenia dôvodu s okamžitou účinnosťou, ako je uvedené v bode 9.6.

 

Účelom spracovania Vašich údajov je oprávnený záujem na zlepšení našej obchodnej politiky, ponúkaného sortimentu a služieb, a to v zmysle Nariadenia EP a Rady EU 2016/679 čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Ochranu osobných údajov našich zákazníkov zabezpečujeme tak, že prieskum trhu vykonávame s anonymizovanými údajmi. Zákazník nie je povinný údaje na tento účel poskytnúť. Ich neposkytnutie sa zákazníka bezprostredne nedotkne. Ich poskytnutie môže pomôcť zlepšiť našu ponuku tovaru a služby pre zákazníkov vo všeobecnosti.

 

 

6.

 Doba uchovávania údajov

 

Vaše osobné údaje sa uchovajú po dobu trvania zmluvného vzťahu. Údaje, ktoré bude potrebné uchovávať na základe osobitnej zákonnej povinnosti dlhšie, budú uchované na dobu nevyhnutnú podľa príslušného osobitného zákona.

 

 

Používanie sprostredkovateľov na spracovanie osobných údajov

 

Na poskytovanie služieb a spracovanie Vašich údajov okrem interných systémov používame aj externých dodávateľov, ktorí nám pomáhajú s vybavovaním vašich požiadaviek, ako sú objednávky, reklamácie či sťažnosti, alebo s marketingovými aktivitami. Dodávatelia spracúvajú údaje výlučne podľa našich pokynov a sú zaviazaní dodržiavať predpisy o ochrane údajov. Všetci uvedení dodávatelia boli starostlivo vybraní a dostávajú prístup k Vašim údajom len  v takom rozsahu a na také obdobie, ktoré je potrebné na poskytnutie ich služieb a zároveň vždy v rámci rozsahu a doby, v akom ste súhlasili so spracovaním údajov. Verejným inštitúciám ako sú správne orgány, súdy alebo orgány činné v trestnom konaní sa budú osobné údaje poskytovať len v zákonom povolenom rozsahu.

 

 

8.

 Ochrana údajov

 

Prijímame technické a organizačné bezpečnostné opatrenia, aby sme Vaše údaje v čo najširšej miere chránili pred neželaným prístupom. Ochrana údajov bude vždy aktualizovaná primerane aktuálnemu stavu techniky a softwéru.

 

9.

 Vaše práva

 

9.1 Právo na informácie

Máte právo od nás kedykoľvek požadovať informácie o Vašich údajoch, ktoré sú spracovávané u nás, a takisto o ich pôvode, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým tieto údaje odovzdávame, a o účele spracovania. Za všetky ďalšie kópie Vašich údajov s výnimkou prvej kópie sme oprávnení požadovať úhradu poplatku a vzniknutých nákladov.

 

9.2 Právo na odvolanie súhlasu

Ak ste udelili súhlas na spracovanie osobných údajov, môžete ho kedykoľvek odvolať bez udania dôvodu, s okamžitou účinnosťou. Stačí na to zaslanie žiadosti v písomnej podobe. Využiť môžete niektorý zo spôsobov uvedený v bode 12., kde sú uvedené naše kontaktné údaje pre tento účel. Pri prijímaní reklamy cez e-maily môžete pre výkon svojho práva na odvolanie takisto kliknúť na odkaz „Odhlásenie z mailing listu“ na konci každej reklamy.

 

9.3 Právo na opravu údajov

Ak sú Vaše uchovávané údaje nesprávne, alebo sa zmenili, môžete ich kedykoľvek opraviť vo svojom zákazníckom konte v časti „Osobné informácie“, alebo nám túto skutočnosť oznámiť písomnou formou. Využiť môžete niektorý zo spôsobov uvedený v bode 12., kde sú uvedené naše kontaktné údaje pre tento účel.

 

9.4 Právo na vymazanie údajov a právo na obmedzenie spracúvania

Máte právo na vymazanie údajov o Vašej osobe spracúvaných našou spoločnosťou. Vymazanie Vašich osobných údajov sa môže kedykoľvek uskutočniť prostredníctvom písomnej žiadosti.  Využiť môžete niektorý zo spôsobov uvedený v bode 12., kde sú uvedené naše kontaktné údaje pre tento účel. Vaše údaje sa vymažú spravidla bezodkladne, najneskôr jeden mesiac po uplatnení tohto práva. Ak výmaz odporuje zákonným, zmluvným alebo daňovo-právnym resp. obchodnoprávnym povinnostiam o archivácii alebo iným zákonne upraveným dôvodom, namiesto vymazania Vašich údajov sa môže uskutočniť iba ich zamrazenie. V stanovených prípadoch máte na obmedzenie spracúvania údajov právo. Ak sa vymazanie alebo obmedzenie spracúvania bude týkať Vašich údajov, dostanete od nás notifikáciu. Po vymazaní Vašich údajov nám nebude ďalej možné Vám umožniť prístup k Vašim osobným údajom. Osobné údaje, ktoré sa nesmú vymazať počas trvania zákonných dôvodov uchovávania, sa pre Vašu bezpečnosť zamrazia.

 

9.5 Právo na prenos údajov

Ak požadujete od nás svoje prenos Vašich osobných údajov, ktoré evidujeme, údaje Vám alebo inej osobe, ktorá ich má spracúvať, vydáme alebo prenesieme v štruktúrovanom a bežnom formáte, ktorý sa dá čítať na počítači. To platí len vtedy, ak je to technicky realizovateľné.

 

 

9.6 Právo namietať spracovanie údajov

Máte právo kedykoľvek a bez udania dôvodu namietať spracovanie osobných údajov na účely prieskumu trhu a verejnej mienky.

 

9.7 Rozšírené práva vzťahujúce sa na spracovanie údajov na personalizovanú/profilovanú reklamu

Vo vzťahu k spracovaniu osobných údajov na personalizovanú/profilovanú reklamu máte okrem vyššie uvedených práv aj právo na účasť fyzickej osoby na rozhodovaní aké informácie a reklamy Vám budú zasielané, právo odoprieť takéto spracovanie a právo na prednesenie Vášho stanoviska.

 

9.8 Kontakt (na uplatnenie dotknutých práv)

V prípade, že nás budete kontaktovať písomnou formou, uložíme vami oznámené údaje (Vašu e-mailovú adresu, resp. Vaše meno, priezvisko a Vaše telefónne číslo a pod.) pre zodpovedanie Vašich otázok resp. pre vybavenie Vašej žiadosti. Údaje budú vymazané potom, ak pre účel spracovania nebudú viac potrebné. Výnimkou je prípad, ak existujú zákonné povinnosti ich uchovávať.

 

 

10.

 Právo na sťažnosť

 

V prípade Vašej sťažnosti sa obráťte na nás na kontakty uvedené v bode 12. Okrem toho máte právo podať sťažnosť vo veci spracovania svojich osobných údajov na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, ak máte pocit, že boli porušené Vaše práva na ochranu osobných údajov.

 

 

Prehľad účelov spracovania údajov

 

Na realizáciu zmluvného vzťahu ohľadne spolupráce a na používanie zákazníckeho konta je pri vypĺňaní registračného formuláru nevyhnutne potrebné, aby ste nám uviedli krstné meno, priezvisko kontaktnej osoby, telefonický kontakt, fakturačné údaje Vašej organizácie. Uvedenie Vašej e-mailovej adresy je nevyhnutne potrebná pri registrácii. Na informácie a reklamu cez e-mail potrebujeme Vašu e-mailovú adresu. Máte slobodnú možnosť uviesť aj nepovinné údaje k jednotlivým komunikačným kanálom. Napríklad nám môžete dobrovoľne k svojej e-mailovej adrese za účelom prijímania informácií a reklamy cez e-mail uviesť aj svoje mobilné telefónne číslo. Okrem toho vstupujú do spracovania aj údaje o Vašom nákupnom správaní. Posledné uvedené údaje spracúvame takisto pre zlepšenie našich produktov, tovarov a služieb a za účelom ich zladenia so záujmami a ich optimalizácii pre našich zákazníkov. Vaše osobné údaje sa spracúvajú aj na účely prieskumu trhu. To sa však deje až po procese úplnej anonymizácie. Tým pádom chýba vyhodnotenie týkajúce sa osoby. Nie je možné vykonávať záver o Vašej osobe.

 

 

12.

Kontakt na zodpovednú osobu

 

Zodpovednú osobu s otázkami týkajúcimi sa ochrany osobných údajov môžete kedykoľvek kontaktovať prostredníctvom e-mailu na mailovej adrese : obchod@optimakosice.sk.

 

 

 

 

Súhlasy so spracovaním údajov

 

12.1 Vyhlásenia o súhlase so spracovaním Vašich osobných údajov na účely reklamy a profilovaného vyhodnocovania údajov

Zákazník týmto v pozícii dotknutej osoby vyjadruje svoj súhlas s tým, aby boli spracované jeho zodpovedajúce osobné údaje na uvedené účely.

 

12.2 Príjem nepersonalizovanej/všeobecnej reklamy

Áno, chcem pravidelne dostávať informácie a reklamu o aktuálnych produktoch, službách, spotrebiteľských súťažiach, zákazníckych anketách a akciách cez komunikačné kanály e-mail, poštou a SMS na kontakty, ktoré boli poskytnuté.

 

Pozn.: Súhlas s príjmom nepersonalizovanej/všeobecnej reklamy môžete odvolať kedykoľvek bez udania dôvodov a s okamžitou účinnosťou v zmysle bodu 9.2.

 

 

12.3 Príjem personalizovanej/profilovanej reklamy

Áno, chcem pravidelne dostávať na mieru šité (personalizované/profilované) informácie a reklamu o aktuálnych produktoch, službách, spotrebiteľských súťažiach, zákazníckych anketách a akciách cez komunikačné kanály e-mail, poštou a SMS na kontakty, ktoré boli poskytnuté. Pritom výslovne súhlasím, že podľa výsledkov uvedeného spracovania hlavných osobných údajov a údajov o nákupnom správaní a podľa zaradenia do určitej kategórie zákazníkov môže byť automatizovane rozhodnuté, aké informácie a reklamy budú individuálne mne podľa toho posielané.

 

Pozn.: Personalizácia sa bude vykonávať vyhodnocovaním údajov o Vašom nákupnom správaní, Vašej účasti na našich reklamných akciách a používaní našich elektronických médií z Vašej strany. Na to spracúvame Vaše základné osobné údaje a údaje o nákupnom správaní. Tieto informácie sa nebudú spájať s ďalšími informáciami o Vás.

 

Pozn.: Súhlas s príjmom personalizovanej/profilovanej reklamy môžete odvolať kedykoľvek bez udania dôvodov a s okamžitou účinnosťou v zmysle bodu 9.2.

 

12.4 Súhlas s profilovaným vyhodnotením údajov

Áno, súhlasím s automatizovaným spracovaním údajov o mojom nákupnom správaní, mojej účasti na reklamných akciách a môjho používania elektronických médií za účelom zlepšenia produktov, tovarov a služieb a za účelom ich zladenia so záujmami a ich optimalizácii pre zákazníkov.

 

Pozn.: Tento súhlas môžete odvolať kedykoľvek bez udania dôvodov a s okamžitou účinnosťou v zmysle bodu 9.2.

 

12.5 Súhlas s telefonickým overením údajov uvedených zákazníkom

Ak by sa mnou zadané údaje nezhodovali s mojimi doterajšími údajmi, súhlasím s tým, aby ma telefonicky kontaktovali na mnou uvedenom telefónnom čísle za účelom identifikácie mojej osoby a overenia údajov.

 

12.6 Potvrdenie pravidiel o ochrane údajov

Prečítal som si tieto pravidlá o ochrane údajov s detailnými informáciami, porozumel som im a súhlasím s nimi.